AÇIK İHALE USULÜ İLE “MAL” ALIMI

         Bilindiği üzere 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun bütün hükümleri 1.1.2003 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiş olup, Kanun kapsamındaki idarelerin gerçekleştirecekleri mal  alımları ile ilgili esas ve usuller 20 KASIM 2002 tarih ve 24942 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yönetmelik ile belirlenmiş bulunmaktadır.  

          İdarelerin mal alımlarının ani ve sürekliliği, idare görevlilerini ihale iş ve işlemlerinde  yeterince mevzuatı öğrenememekten dolayı güç duruma düşürdüğü adeta elini kolunu bağladığı bugünlerde sıkça görülmektedir. Gerçekten, Kamu İhale Kanunu ve bağlı Yönetmeliklerin çok detaylı, detaylı olduğu kadar da karmakarışık bir yapıda bulunması ilk bakışta görevlileri ürkütmektedir. Özellikle bu yazımızda önümüzdeki günlerde ihale yapacak idare görevlilerinin “Açık ihale usulü ile mal alımları”nı mevzuata göre nasıl ve ne şekilde yapacakları, işlem sırasına göre aşağıda açıklanmıştır.

        İHALELERDE TEMEL İLKELER(Kanun Md.5)

1)       İdareler, bu kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

2)       Aralarında kabul edilebilir doğal bir bağlantı olmadığı sürece mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri birarada ihale edilemez.

3)       Eşik değerlerin(Kanun Md.8) altında kalmak amacıyla mal ve hizmet alımları ile yapım işleri kısımlara bölünemez.

4)       Bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde “Açık İhale Usulü ve Belli İstekliler Arasında İhale Usulü” temel usullerdir. Diğer usuller, Kanunda belirtilen özel hallerde kullanılabilir.

5)       Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.

6)       İlgili mevzuatı gereğince Çevresel Etki Değerlendirme(ÇED) raporu gerekli olan işlerde ÇED olumlu belgesinin alınmış olması zorunludur. Ancak, olağanüstü haller ve deprem durumlarında ÇED raporu aranmaz.

       EŞİK DEĞERLER(Kanun Md.8)

       Eşik değerler kanunda yazılı iki amaçla kullanılır. Birincisi 13 ncü maddede yazılı ihale ilan süreleri kriterlerinde, ikincisi ise, 63 ncü maddede yazılı yerli istekliler lehine yapılan düzenleme kriterlerinde kullanılır. Bu nedenle eşik değerlerin bilinmesi önem arzetmektedir. Mal alımı ile ilgili eşik değerler 01 ŞUBAT 2003 tarihinden geçerli olmak üzere;

a)      Genel bütçeye dahil daireler ve katma bütçeli idarelerin mal  alımlarında 350.031.000.000.-TL.

b)      Kanun kapsamındaki diğer idarelerin mal  alımlarında 583.385.000.000.-TL dir. (K.İhale Tebliği 2003/1)

AÇIK İHALE USULÜ İLE  “MAL ALIMI” İŞLEM PROSEDÜRÜ

1)      Yaklaşık Maliyetin Hesaplanması(Kanun Md.9)

        Mal alımı ihalesi yapılmadan önce idare tarafından, ihtiyaç duyulan malın her türlü fiyat araştırması yapılarak(belediye, ticaret odası, sanayi odası, meslek odaları, üretim ve satış yapan kamu kurum ve kuruluşları ile borsa ve özel sektör kuruluşlarından fiyat isteyebilecekleri gibi piyasada mal satımı yapan kişilerden proforma fatura da isteyebilirler) yaklaşık maliyeti K.D.V hariç olmak üzere tespit edilir. Fiyatı etkileyebilecek teslim süresi, nakliye, sigorta vb. diğer özel şartlar fiyat araştırmasında mutlaka dikkate alınır. Öteyandan, idareler ihtiyaç duyduğu malın önceki yıllar alım fiyatlarını da DİE veya TEFE oranlarıyla güncellemek suretiyle de fiyat araştırmalarını mukayese edebilirler. Yaklaşık maliyet ayrıntılı miktar ve fiyat araştırması yapılmak suretiyle gerçekçi bir şekilde tespit edilerek dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir.

        İdareler, ihale konusu alımın yaklaşık maliyetini dikkate alarak ihalenin eşik değerlerin altında kalıp kalmadığını belirler.

        İhale öncesi tespit edilen “yaklaşık maliyet” ilan edilmez. Yaklaşık maliyet sadece Onay belgesi ve eki hesap cetvelinde gösterilir. Belirlenen yaklaşık maliyetin gizliliği, ihale sonunlanıncaya kadar korunur.

2)      İhale Dökümanlarının Hazırlanması ve Satın Alınması(Yön.Md.16,27)

Kamu İhale Kurumu  tarafından çıkarılan standart ihale dökümanları hazırlanır ve her sayfası idarece  onaylanır. İhale dökümanları aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır:

a)      Yönetmeliğin ekinde yer alan ve ihale konusu işin niteliğine uygun olan standart formlar(Ek-1)

b)      Mal alımı tip idari şartname (Ek-2),

c)      Mal alımları tip sözleşmesi(tasarı)(Ek-6),

d)      Gerekli hallerde projelerde teknik şartname     ,

e)      Gerektiği durumlarda ihtiyaç listesi,

f)        Kamu İhale Kurumunca çıkarılan diğer mevzuat esas alınır.

      İdare, ihale dökümanlarını ilan tarihine kadar kesinleştirmelidir. İdare tarafından hazırlanan ve her sayfası onaylanan ihale dökümanı istekliler tarafından idarenin ilanda belirtilen adresinde bedelsiz olarak görülebilir. Ancak, ihaleye katılmak isteyen isteklilerin bu dökümanların idarece onaylanmış örneklerini satın almaları zorunludur. (Standart form KİK005.0/M) Doküman bedellerinin, hazırlanma maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek bir bedelle idarelerce satılması zorunlu olup, bu dökümanların satış hakkı yalnız idareye aittir. İdare, dökümanların satışına ilişkin olarak bağış ve yardım adı altında ek bir ücret talep edemeyeceği gibi, doküman gelirleri idare bütçesine gelir kaydedilir. Vakıf, sandık, dernek, birlik gibi kuruluşların hesabına yatırılamaz.(Yön.Md.28)

3)      İdari ve Teknik Şartnamenin Hazırlanması(Yön.Md.17 ve 19)

Mal alımı ihalelerinde Yönetmelik Eki Tip Şartnamenin boş bulunan bölümleri doldurulmak suretiyle hazırlanır. Gerek duyulması halinde malın teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlanarak ihale dökümanına dahil edilebilir. Her iki şartnamenin de idarelerce hazırlanması esastır. Ancak, malın özelliği nedeniyle idarece hazırlanması mümkün görülmeyen teknik şartnameler, ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla danışmanlık hizmet sunucularına ihale yoluyla hazırlattırılabilir.

4)      Sözleşme Tasarısının Hazırlanması (Yön.Md.20)

        İdareler, ihale dökümanının ekinde sunulacak sözleşme tasarısı metnini hazırlanmasında Yönetmelik ekinde yer alan “Mal Alımları Tip Sözleşmesi”ni esas alır. (Ek-6)

        Tip sözleşmede boş bırakılan yerler, ihtiyaca göre dipnotlar dikkate alınmak suretiyle İdarece doldurulur. Ayrıca, Tip Sözleşmede hüküm bulunmayan hallerde, emredici hukuk kurallarına ve ihale dökümanına aykırı olmamak şartı ile diğer hususlar bölümünde maddeler halinde düzenleme yapılabilir.

5)      İhale Onayının Alınması(Yön.Md.21)

       Mal alımı işiyle ilgili olarak düzenlenen “Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli, İdari ve Teknik Şartnameler(teknik şartname gerekli olduğu halde düzenlenir), Sözleşme Tasarısı ve hazırlanmış diğer dökümanlar(ihtiyaç listesi vb.) Onay Belgesi (standart form KİK001.0/M) ne eklenir ve bu onay belgesi İhale Yetkilisince onaylanır.

6)      İhale Komisyonunun Kurulması (Kanun Md.6, Yön.Md.22)

       İhale komisyonu; biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, idare personelinden en az dört kişinin, genel ve katma bütçeli kuruluşlarda maliye memurunun, diğerlerinde ise muhasebe veya mali işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla tek sayı olmak üzere en az beş kişiden oluşacak şekilde ve komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak yeterli sayıda yedek üye de belirlenerek İhale Yetkilisince oluşturulur. İhaleyi yapan idarede ihale konusu işin uzmanının bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki diğer idarelerden komisyona üye alınır.

       İhale Komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon başkan ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup, karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadırlar.

7)      İhale İlanının Yapılması(Kanun Md.13, Yön.Md.24)

       01 ŞUBAT 2003 tarihinden geçerli olmak üzere;

a)      Yaklaşık maliyeti 31.826.000.000.- Türk Lirasına kadar olan “mal” alımları ihale tarihinden en az 7 gün önce;  “ihalenin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birisinde”,

b)      Yaklaşık maliyeti 31.826.000.000-63.652.000.000.- Türk Lirası arasında olan “mal” alımları, ihale tarihinden en az 14 gün önce, RESMİ GAZETEDE,

c)      Yaklaşık maliyeti, 63.652.000.000.- Türk Lirasının üzerinde ve eşik değerin(Md.8) altında olan “mal” alımları ihale tarihinden en az 25 gün önce, RESMİ GAZETEDE,

d)      Yaklaşık maliyeti eşik değerlere eşit veya bu değerleri aşan Açık İhale Usulü ile yapılacak kanun kapsamındaki alım işleri ihalesi, ihale tarihinden en az 40 gün  önce RESMİ GAZETEDE,

      En az bir defa yayımlanmak suretiyle ilan edilerek duyurulur. Bu kapsamda ilan edilen ihalelerden Kamu İhale Kurumunun belirlediği niteliklere uyanlar, ayrıca Basın İlan Kurumu aracılığı ile Türkiye çapında dağıtımı olan gazetelerin birinde ilan edilir. Bu hükmün uygulanması henüz K.İ.K.tarafından belirlenmemiştir.

       İhalenin yapılacağı yerde gazete çıkmaması halinde ilan, aynı süreler içinde ilgili idare ile hükümet ve belediye binalarının ilan tahtalarına asılacak yazılar ve belediye yayın araçları ile yapılır ve ilgili idare tarafından bu işlemler bir tutanak ile belgelendirilir.

       İdare isterse, zorunlu ilanların dışında işin özelliğine göre ihaleleri, “yurt içinde çıkan başka gazete ve yayın araçları” veya internet yoluyla ilan edebilir. Ayrıca Uluslararası ilan da yapılabilir. Uluslararası  ilan yapılması halinde asgari ilan sürelerine oniki günlük süre eklenir.

       İhale için tespit olunan tarih tatil gününe rastlamışsa ihale, tatili takip eden ilk iş gününde aynı yer ve saatte yapılır. İhale saati çalışma saati dikkate alınarak tespit edilir.

       İlan  sürelerinin hesaplanmasında, ihale günü veya son başvuru günü dikkate alınmaz. Örneğin; Yaklaşık maliyeti 23 milyar Türk Lirası olan ve 25 Mart 2003 Salı günü saat 14.00 de yapılacak bir mal alım ihalesinin ilan süresinin hesaplanmasında; ihale tarihinden en az 7 gün önce ilan yapılması gerektiğinden  çıkarma işlemi yapılarak  (25.3.2003 – 7 gün) =18.3.2003 günü veya bu günden önce ihale ilanının yapılması gerekmektedir.

        Açık İhale usulü ile mal alımında kullanılacak ihale ilan formu Yönetmelik ekinde yer alan KİK002.0/M numaralı standart ilan formudur.

8)      İhaleye Katılımda İstenecek Belgeler(Yön.Md.31-36)

İsteklilerin ihaleye katılımında aranacak zorunlu belgeler şunlardır;

a)      Tebligat için adres beyanı ve ayrıca irtibat için telefon ve varsa farks numarası ile elektronik posta adresi,

b)      Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu Ticaret ve/veya Sanayi Odası veya Meslek Odası belgesi;

1)      Gerçek kişi olması halinde, ihale ilanının yapıldığı yıl içerisinde alınmış, Ticaret veya Sanayi Odası veya Meslek Odasına kayıtlı olduğuna dair belge,

2)      Tüzel kişi olması halinde kayıtlı bulunduğu, Ticaret veya Sanayi Odasından veya idare merkezinin bulunduğu yer mahkemesinden veya benzeri bir makamdan, ilanın yapıldığı yıl içerisinde alınmış tüzel kişiliğin sicile kayıtlı olduğuna dair belge.

c)      Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1)      Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2)      Tüzel kişi olması halinde, ortakların hisse ve görev durumlarını belirten Ticaret Sicili Gazetesinin aslı veya noter tasdikli örneği ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

d)      Kesinleşmiş “sosyal güvenlik prim borcu” olmadığına dair, teklif tarihinden önceki 3 ay içinde alınmış belge,

e)      Kesinleşmiş “vergi borcu” olmadığına dair, teklif tarihinden önceki 3 ay içinde alınmış belge,

f)        “İhale dışı bırakılma” sebeplerinden herhangi birini taşımadığına dair yazılı taahhütname,

g)      Teklif mektubu,

h)      Geçici teminat,

i)        Vekaleten iştirakte, noter tasdikli vekaletname ile noter tasdikli imza beyannamesi,

j)        Ortak girişim halinde, Ortak Girişim Beyannamesi,

k)      İhale dökümanının satın alındığına dair belge,

Ayrıca işin önem ve özelliğine göre gerektiğinde, ekonomik ve mali yeterliliğe ilişkin belgeler, şartnamelerde belirtilmesi kaydıyla, isteklilerden istenebilecektir.

9)      Geçici Teminatın Alınması ve İadesi(Kanun Md.33-35)

         İstekliler teklif ettikleri bedelin %2 sinden az, %4’ünden fazla olmamak üzere kendi belirleyecekleri oranda geçici teminat vereceklerdir. Teklif edilen bedelin %2’sinden az tutarda geçici teminat veren isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.

         İsteklinin ortak girişim olması halinde, ortaklar hisseleri oranında teminat verebilecekleri gibi toplam geçici teminat miktarı ortaklardan biri veya birkaçı tarafından da karşılanabilir.

         Geçici teminat olarak sunulan banka teminat mektuplarında SÜRE belirtilmelidir. Bu süre, teklif geçerlilik süresinden itibaren en az 30 gün fazla olmalıdır. Teminat olarak kabul edilecek değerler Kanunun 34 ncü maddesinde belirtilmiş olmakla beraber, 2003/2 Sayılı Kamu İhale Tebliğine göre özel finans kurumları tarafından verilen teminat mektuplarının da bankalar tarafından verilen teminat mektubu olarak kabul edilmesi gerekmektedir.

          Banka teminat mektupları, teklif zarfının içinde ihale komisyonuna sunulacaktır. Banka teminat mektubu dışındaki teminatların Saymanlık, Muhasebe veya Malmüdürlüklerine yatırılması ve makbuzların teklif zarfının içinde bulunması gerekir.

          İhale üzerinde kalan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait Teminat Mektupları ihaleden sonra  Saymanlık, Muhasebe veya Malmüdürlüklerine teslim edilir. Diğer isteklilere ait teminatlar ise hemen iade edilir.

          İhale üzerinde kalan istekli ile sözleşme imzalanması halinde, “ekonomik açıdan en ajantajlı ikinci teklif sahibine ait teminat”, sözleşme imzalandıktan hemen sonra idarenin yazılı talebi üzerine Saymanlıkca  iade edilir.

10)  Tekliflerin Alınması ve Açılması(Kanun Md.36,Yön.Md.54)

a)      Teklifler şartnamede belirtilen son teklif verme saatine kadar idareye verilecektir. Teklif Mektuplarına 488 Sayılı Damga Vergisi Kanununun I Sayılı Tablosuna göre 2003 yılı için 1.440.000.-TL  tutarında damga pulu yapıştırılması gereklidir.(Eksiklik teklifin alınmasına engel olmamakla birlikte, tesbiti halinde ilgilisine sonradan tamamlattırılır)

b)      İhale komisyonunca son teklif verme saatine kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek(Standart form KİK007.0/M), hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır.

c)      İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret ünvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu, ihaleyi yapan idarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp mühürlenmesi hususlarına bakılır. “Bu hususlara uygun olmayan zarflar bir tutanakla(KİK.009.0/M) belirlenerek değerlendirmeye alınmaz”.

d)      Teklif zarfları, “isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde” alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin zarf içindeki belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla(KİK.011.0/M) tespit edilir.

e)      İsteklilerin isimleri ile teklif ettikleri fiyatları hazır bulunanlar önünde açıklanır. Bu işlemlere ilişkin Komisyon tutanağı düzenlenir(KİK.012.0/M). Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.

11)  Tekliflerin Değerlendirilmesi (Kanun Md.37, Yön.Md.56)

       Tekliflerin İhale Komisyonunca değerlendirilmesinde, İhaleye katılabilecek isteklilerin veya diğer kişilerin İhale Komisyonu odasında veya  huzurunda bulunup bulunamıyacağına dair gerek Kamu İhale Kanununda ve gerekse Yönetmelikte bir hüküm bulunmamaktadır. Bununla beraber, Kanunun lafzı ve ruhunun birlikte değerlendirilmesinde; “yaklaşık maliyetin gizliliği, teknik hesaplamaların zaman alması, değişken ve ikincil tekliflerin komisyonca irdelenmesi ve bununla ilgili isteklilerden açıklama istenmesi” gibi hususların varlığı ihale komisyonunun yalnız çalışmasını zorunlu kılmaktadır. Bu yönüyle düşünüldüğünde, İhale Komisyonunun ikinci oturumunda, yalnız komisyon üyelerinin bulunması gerekmektedir. Teklifler İhale Komisyonunca şu şekilde değerlendirmeye tabi tutulacaktır;

a)      Öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir(Standart form.KİK.011./M). Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerin eksik olması veya önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, idarece belirlenen sürede isteklilerden eksikliklerinin tamamlanması istenir. Bu eksiklikleri verilen sürede tamamlamayan istekliler ihale dışı bırakılır.

b)      Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir.

c)      Bu aşamada, ihale konusu mal alımı işi ile ilgili “şartnamede öngörülmüş” ise yeterlilik kriterlerine, yoksa ihale dökümanlarındaki şartlara uygun olup olmadığı hususları incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

d)      En son aşamada isteklilerin teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Aritmetik hata bulunması halinde, Komisyon tarafından re’sen düzeltilir. Bu durum istekliye yazılı olarak bildirilir. İstekli düzeltilmiş teklifi kabul edip etmediğini tebliğ tarihini izleyen 5 gün içinde yazılı olarak bildirmek zorundadır. Cevap vermez veya kabul etmez ise teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve Geçici teminatı gelir kaydedilir.

12)  İhalenin Karara Bağlanması ve Onaylanması (Kanun Md.40,      Yön.Md.57-63)

a)      İhale Komisyonunca, şartname hükümlerine göre yapılan değerlendirme sonucu ihale “ekonomik açıdan en avantajlı teklifi” veren istekli üzerine  bırakılır.

b)      İhale Komisyonunca, birden fazla istekli tarafından aynı fiyatın teklif edildiği ve bunlarında ekonomik açıdan en avantajlı teklif olduğu anlaşıldığı takdirde, Yönetmeliğin 58 nci maddesindeki fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınmak suretiyle ekonomik açıdan en ajantajlı teklif belirlenerek ihale sonuçlandırılır. Ayrıca bu hükmün uygulanmasında, idari şartnamede yazılı hususlar gözetilir.

c)      İhale yetkilisinin onayından önceki herhangi bir aşamada “ihale komisyonu kararı üzerine” İDARE  verilmiş bulunan bütün teklifleri reddederek, ihaleyi iptal etmekte serbesttir.

d)      Yapılan değerlendirme sonuçlarına göre ihale komisyonunca düzenlenen gerekçeli karar ihale yetkilisinin onayına sunulur(standart form KİK.023.0/M)

e)      İhale yetkilisi karar tarihini izleyen en geç  20 gün içinde ihale kararını ONAYLAR veya “gerekçesini açıkca belirtmek suretiyle” İPTAL eder. İhale kararı onaylanmadan önce idare tarafından üzerinde ihale bırakılan isteklinin yasaklı olup olmadığına ilişkin teyit belgesi karara eklenmelidir

13)  Kesinleşen İhale Kararının Bildirilmesi  (Kanun Md.41)

a)      İhale kararı, ihale yetkilisince onaylandığı günü izleyen en geç 3 gün içinde teklif veren bütün isteklilere “iadeli taahhütlü mektup” ile bildirilir.

b)      Mektubun postaya verilmesini takip eden 14 ncü gün kararın tebliğ tarihi sayılır.

c)      Üzerinde ihale bırakılan istekli tarafından sözleşme yapma süresi içinde ihale kararına ait 488 Sayılı Damga Vergisi Kanununun (I) Sayılı tablosunda yer alan Binde 4,5  oranındaki damga vergisi tutarını pul yapıştırılması veya Maliye veznesine makbuz karşılığı ödenmesi sağlanmalıdır

14)  Sözleşmeye Davet (Kanun Md.42)

a)      Kesinleşen ihale kararının, üzerinde ihale bırakılana Kanunun 41 nci maddesine göre tebliğinden itibaren veya Maliye Bakanlığının vizesi gereken hallerde bu vizenin yapıldığının bildirilmesini izleyen günden itibaren üç gün içinde kendisine ihale bırakılan gerçek veya tüzel kişi yetkilisi iadeli taahhütlü mektup(standart form KİK024.0/M) ile sözleşme yapmaya davet edilir.

b)       Mektubun postaya verilmesini takip eden 7 nci gün kararın istekliye  tebliğ tarihi sayılır. Bu bildirim, şartnamede hüküm varsa, isteklinin imzası alınmak suretiyle idarede de tebliğ edilebilir.

c)      Bu davette, “yazılı davetin tebliğ tarihi izleyen 10 gün içinde, kesin teminatı vermek suretiyle sözleşme yapabileceği”  hususu belirtilir.

15)  Kesin Teminat ve Ek Kesin Teminatın Alınması (Kanun Md.43, K.İ.Söz.Kanunu Md.12)

a)       Sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan istekliden, “ihale bedelinden” hesaplanmak suretiyle %6 oranında kesin teminat alınır.

b)      Şartnamede, fiyat farkı ödenmesi öngörülen mal alım işlerinde, fiyat farkı ödenecek bedelin %6 sı oranında, hakedişlerden kesinti yapılmak suretiyle veya teminat olarak kabul edilecek diğer değerleri vermek suretiyle ek kesin teminat alınır.

16)  Sözleşmenin İmzalanması (Kanun Md.46, Yön.Md.63)

a)      Sözleşmenin imzalanması işlemleri, Kamu İhale Kanunu ve Yönetmelik esaslarına göre düzenlenmiş idari şartname hükümleri çerçevesinde standrat formlar kullanılarak gerçekleştirilir(Standart formlar, KİK.024.0/M, KİK.026.0/M, KİK027.0/M).

b)      Sözleşme imzalanmadan önce, sözleşme bedelinin on binde beşi oranındaki Kamu İhale Kurumu payı, yüklenici tarafından kurum hesaplarına (T.C. Ziraat Bankası Tunalı Hilmi Şubesi 0691 0051 4893 0000 009, Vakıfbank Merkez Şubesi 2062661, T.İş Bankası Başkent Şubesi 4299 30400 627527 numaralı hesaplardan birisine) yatırılacaktır(Kanun Md.53j/1, K.İ.K.Kararı 2002/DK-15) Ancak, KİK 2002/DK-15 sayılı kararına göre 6183 Sayılı A.A.T.U.H.K’nun 106 ncı maddesindeki tutarın altında kalan kurum alacakları tahsil edilmeyeceğinden(2003 yılı için bu tutar 5 milyon TL olup, sözleşme miktarına isabet eden kısım 10 milyar liradır) kurum payı ödenmesi işleminde bu hüküm gözetilmelidir.

c)      Sözleşme idarece hazırlanır ve ihale yetkilisi ile yüklenici tarafından imzalanarak NOTERE onaylattırılır ve tescil edilir. (EK:6  Mal Alım İhalelerine Ait Tip Sözleşme)

d)      İhale dökümanında belirtilen şartlara aykırı sözleşme düzenlenemez.

e)      Sözleşmeden doğan damga vergisi, yükleniciden, noter vasıtasıyla tahsil edilir.

f)        Sözleşme bedeli mal alımı ihalelerinde 1.273.050.000.000.- Türk Lirasını aşan “ihale sonuçları” Kanunun 47 nci maddesi ve ilgili yönetmeliğin 65 nci maddesi hükümlerine göre Resmi Gazetede yayımlanmak suretiyle ilan edilir.

17)  Mal Muayene ve Kabul Komisyonun Kurulması

a)      19 ARALIK 2002 tarih ve 24968 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Mal Alımları Denetim, Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğin 6 ncı maddesine göre “İhale yetkilisi tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç ve tek sayıda kişi ve yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonları kurulur. Ancak, ilgili idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte uzman personel bulunmaması durumunda, 4734 Sayılı K.İ.K.na tabi idarelerden uzman personel görevlendirebilir”.

b)      Muayene ve Kabul Komisyonu çalışmalarını bu yönetmelik hükümleri doğrultusunda yapar. Geçici kabul, kısmi kabul veya kabul işlemlerinin nasıl ve ne şekilde yapılması gerektiği Yönetmeliğin 22 nci ve müteakip maddelerine bakılarak uygulanmalıdır.

      Yukarıda Kamu İhale Kanununun Açık İhale Usulü ile “mal alım” işlem prosedürü, kanun ve yönetmelikleri çerçevesinde  değerlendirilerek, uygulayıcılara katkıda bulunmak amaçlanmıştır. Diğer alım usullerinden, hizmet ve yapım işlerinin ayrı ayrı yönetmelikleri mevcut olup, uygulayıcıların her alım şeklini kendi yönetmeliği çerçevesinde değerlendirmeleri gerekmektedir.

         Mal alımı açık ihale işlem süreci sırasıyla ve maddeler halinde kısaca detaylandırılmış ise de, konu başlıklarına kanun ve yönetmelik madde numaralarının yazılmasıyla okuyucularımızın tereddütleri halinde müracaatları amaçlanmıştır.

                                                                                                  Bekir KARAGÖZ
                                                                                                        Malmüdürü             

                                    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.